Bir ticari işletme için gerekli olan verilen – alınan teklifleri, verilen – alınan siparişleri, verilen – alınan siparişleri, alış – satış faturaları, alış -satış irsaliyeleri, alış – satış fişleri ve müşteri sözleşmelerini tek ekran üzerinden yönetebilme kabiliyeti ile ön muhasebesi süreçlerin hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleşmesine olanak sağlar.

E-FATURA NEDİR?

E-Fatura veya “elektronik fatura,” geleneksel kağıt faturalarının dijital bir biçimde oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması amacıyla kullanılan elektronik belgedir. E-Fatura, işletmeler arasında ticari işlemlerin kaydedilmesi ve yönetilmesi için kullanılır. Geleneksel kağıt faturaların yerine elektronik ortamda kullanılması, iş süreçlerini hızlandırır, maliyetleri düşürür ve çevresel etkileri azaltır.

E-Fatura, genellikle belirli bir standart format kullanılarak dijital olarak oluşturulur ve alıcıya elektronik yolla iletilir. Alıcı, faturayı elektronik ortamda görüntüleyebilir, indirebilir ve saklayabilir. Bu yöntem, kağıt faturaların basılması, postalanması ve fiziksel olarak saklanması gibi işlemleri gerektirmediği için daha verimli ve çevre dostu bir seçenek olarak kabul edilir.

E-ARŞİV FATURA NEDİR?

E-Arşiv Fatura veya “elektronik arşiv fatura,” işletmelerin resmi belgeleri, faturaları, sözleşmeleri ve diğer önemli dokümanları elektronik olarak sakladığı bir sistem veya süreçtir. Bu, geleneksel kağıt belgelerin yerine dijital ortamda saklama ve erişme sürecini ifade eder. E-Arşiv Fatura, belgelerin daha düzenli ve güvenli bir şekilde saklanmasına, hızlı bir şekilde erişilmesine ve gerektiğinde paylaşılmasına olanak tanır.

E-Arşiv Fatura sistemleri genellikle yasal gereksinimlere uygun olarak tasarlanır ve belgelerin yasal geçerliliğini korur. İşletmeler, belirli bir süre boyunca belgeleri saklamak ve gerektiğinde yetkililere sunmak zorunda olabilirler, bu nedenle E-Arşiv Fatura sistemleri bu gereksinimleri karşılamak için tasarlanır.

E-İRSALİYE NEDİR?

E-İrsaliye veya “elektronik irsaliye,” mal veya hizmetlerin taşınması veya teslim edilmesi sırasında işletmeler arasında kullanılan bir elektronik belgedir. İrsaliye, gönderilen mal veya hizmetlerin türünü, miktarını, değerini ve alıcı bilgilerini içerir. E-İrsaliye, geleneksel kağıt irsaliyelerin dijital bir versiyonudur ve elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır.

E-İrsaliyeler, işletmelerin ticaret işlemlerini kaydetmesine, izlemesine ve yönetmesine yardımcı olur. Aynı zamanda belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde paylaşılmasına ve arşivlenmesine olanak tanır. Kağıt irsaliyelerin yerini alarak iş süreçlerini daha verimli hale getirebilir ve çevre dostu bir seçenek sunabilir.

E-İrsaliyeler, aynı zamanda E-Fatura ve E-Arşiv Fatura belgeleri ile entegre edilebilir. Bu şekilde, ticaret işlemleri sırasında oluşan belgelerin tümü dijital olarak yönetilebilir ve muhafaza edilebilir. Bu da işletmelerin belge yönetimini ve vergi uyumluluğunu kolaylaştırabilir.

• Faturaların toplu olarak çıktısı alınabilir.
• Müşteri bilgileri aracılığıyla sayısız filtreleme yapılarak rapor oluşturulabilir.
• Otomatik tahsilat, hatırlatma senaryolarıyla mail veya SMS bildirimi yapılabilir.
• Mali Müşavirlerin sistemlerine veri aktarımı ek ücret ödemeksizin yapılabilir.
• Program üzerinden teklif veya proforma fatura oluşturulabilir.
• Tasarım robotuyla ücretsiz fatura oluşturulabilir.
• Fatura tekrarlama özelliği ile otomatik fatura oluşturulabilir.
• Mobil uygulama üzerinden tüm E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye ve İnteraktif Arşiv Faturalar tiplerine göre gönderim yapılabilir.
• Program üzerinden E-İrsaliye oluşturulup, oluşan irsaliyelerden satış faturası düzenlenebilir.
• Uygulama üzerinden ihracat faturası oluşturulabilir.
• Uygulama üzerinden oluşturulan faturaların iptal ve iadeleri yapılabilir.
• Kesilecek faturaları döviz bazında güncel kura göre işlem yapmanıza olanak sağlamaktadır.
• Excel ile içeriye veya dışarıya veri aktarımı yapılabilir.
• Barkod okuma özelliği ile fatura bilgileri çağrılabilir.

E-FATURA İLE E-ARŞİV FATURA ARASINDAKİ FARK NEDİR?

E-Fatura sadece E-Faturaya geçmiş mükelleflere gönderilir.

E-Arşiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir.

E-Fatura GİB üzerinden muhatabına E-Fatura kapalı devre sistem üzerinden ulaştırılır, Gönderici ve alıcı bu sistem üzerinden kullanıcılarıyla işlem yapabilirler, dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir.

E-Arşiv Fatura muhatabına mail ya da SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00′ de kadar raporlanır.

KİMLER E-FATURA VE E-İRSALİYE UYGULAMASINA GEÇEBİLİR?

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Faturaya geçebilir. İki tür E-Fatura kullanıcısı vardır;

 Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir.

İkinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanıcısıdır. Şirketlerinin fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Faturaya geçiş yapabilir.

SATIŞ TEKLİFİ & SATIŞ SİPARİŞİ NEDİR?

Cloudy ERP satış teklifi, bir işletmenin potansiyel müşterilere ürün veya hizmetlerini tanıttığı ve satış yapmayı önerdiği bir belgeyi ifade eder. Teklif oluşturma sürecini kolaylaştırır ve tekliflerin izlenmesi, yönetilmesi ve gerektiğinde güncellenmesini sağlar. Ayrıca, müşterilerin tekliflere yanıt verdiği durumlarda bu bilgileri kaydederek satış süreçlerini izlemeye yardımcı olur. Teklifler, işletmenin satış ve müşteri ilişkileri yönetimi için önemli bir araçtır.

Satış siparişi, müşterilerin belirli ürünleri veya hizmetleri satın almak istediklerini işletmeye bildirdikleri bir belgedir. Bu belge, işletmenin hangi ürünlerin veya hizmetlerin hangi miktarlarda satılacağını belirlemesine ve bu taleplere göre stok ve üretim planlaması yapmasına yardımcı olur. Aynı zamanda müşteri ile işletme arasında bir satış sözleşmesi olarak da kabul edilir.

Satış siparişi bölümü, işletmenizin sipariş süreçlerini düzenlemek ve müşterilere hızlı ve doğru hizmet sunmak için kritik öneme sahiptir. ERP sistemi, bu süreci otomatize etmek, veri doğruluğunu artırmak ve stok, üretim ve nakliye planlamasını iyileştirmek için kullanılır. Ayrıca, müşteri ilişkilerini yönetmek ve müşteri taleplerini etkili bir şekilde karşılamak için de önemlidir.

• Verilen teklifler düzenli olarak liste halinde ve tarihe göre sıralanmaktadır.
• Oluşturulan teklif aşamaları borç ve bakiye açısından etkileşimde bulunmaz.
• Müşterilerimize gelen teklifler manuel olarak alınan teklifler alanına girilmektedir.
• Müşterilerimizin göndermiş olduğu teklifler verilen teklif alanlarında bulunmaktadır.
• Verilen teklifler onay aldığında siparişe dönüştürme işlemleri gerçekleşmektedir.
• Teklif alanları tek bir sayfa üzerinden müşterisi ve teklif verilen ürün girilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir.
• Sipariş aşamaları teklifler onaylandıktan sonra buton aracılığı ile oluşturulabilir veya sıfırdan teklife bağlı kalmadan sipariş oluşturulabilir.
• Siparişler onaylandığında “faturalandır veya irsaliyelendir” seçenekleri ile hızlı bir şekilde belgeye dönüştürme işlemi gerçekleştirilebilir.
• Verilen siparişler liste halinde raporlaması sağlanmaktadır.
• Parçalı sevkiyat sipariş menümüz üzerinden yönlendirilmektedir.
• Döviz olarak güncel kur bazlı işlem yapmamıza olanak sağlamaktadır.
• Belli bir ödeme planı gerçekleştirmemize olanak sağlamaktadır.
• Satışı gerçekleştiren kişilerin bilgilerini girmemize olanak sağlar.

PAREKENDE SATIŞ FİŞİ NEDİR?

Perakende satış fişi, bir işletmenin perakende satış işlemlerini kaydetmek ve müşterilere vermek için kullandığı bir belgedir. Bu fiş, müşterinin belirli ürünleri veya hizmetleri ne kadar ödediğini ve hangi ürünleri veya hizmetleri aldığını gösterir. Perakende satış fişi, işletmelerin günlük satışlarını izlemelerine, envanter yönetimini yapmalarına ve mali kayıtlarını tutmalarına yardımcı olur.